La correcta implementación de un inventario de existencias permite que una empresa sea efectiva, en un mundo en el cual la rapidez, flexibilidad y buen servicio son parámetros imprescindibles para la competitividad.

Modelos para controlar los inventarios existen de variadas formas y estilos, lo importante es saber escoger el adecuado y con ello llevar un control efectivo que no afecte la parte financiera ni la operación de la empresa.

Un inventario deficiente conlleva a la toma de decisiones equivocadas o inoportunas, lo que genera una demanda insatisfecha con baja calidad de servicio e insatisfacción tanto del cliente interno como externo; sobrecostos por compras innecesarias o no programadas y finalmente una disminución de utilidad y pérdida de capital, concluye Nicolás Castro Ariza, especialista en control, planeación y tomas físicas de inventario.

Antes de elegir el modelo a seguir es imprescindible tener en cuenta los costos que se generarán, los tipos de productos que se manejan en la empresa, el origen y la confiabilidad de los proveedores, el tipo de cliente, el comportamiento de la demanda y la forma en que se presenta el movimiento que tienen las mercancías.

Los modelos llamados “determinísticos” se basan en que la demanda es conocida de antemano y es constante, al igual que el plazo de entrega de pedidos. Por otra parte, en los “probabilísticos” estos aspectos son variables.

Existen modelos como el EOQ (Economic Order Quantity), de lote económico o “Modelo Wilson”, uno de los más usados. En éste, la demanda es conocida, constante y el reabastecimiento instantáneo. Tiene variantes como el modelo con descuento por cantidades, el modelo con faltantes planeados y el modelo probabilizado.

Otros métodos son el ABC que identifica el impacto de cada producto con respecto a la rotación total del inventario y también según su valor monetario. De la A, los más importantes y a los que se controla con mayor periodicidad, a los C que requieren de menor control; y el Modelo JIT (Just in Time) determina que un artículo se fabrica solo cuando existe un pedido del cliente.

MOVIMIENTO CÍCLICO

“El modelo para control cíclico de inventarios básicamente nos ayuda a determinar la frecuencia con la que se debe realizar un conteo físico de control sobre un determinado grupo de productos, dependiendo de su rotación; por ejemplo, si empleamos el sistema ABC de rotación de inventarios, será posible decidir y programar fácilmente los conteos de control de inventario físico y la frecuencia con la que estos se realizarán, asignándole mayor frecuencia de conteo a los productos de alta rotación, sin dejar de lado los de media y baja, productos a los cuales se les programarán conteos con una frecuencia menor”, afirma Castro Ariza.

Para el experto, “logrando una adecuada administración de base de datos e indicador de confiabilidad de inventarios que supere el 98%, derivado de un modelo logístico controlado, el profesional a cargo encontrará las condiciones ideales que le permitirán extraer, organizar y moldear la información empleando la teoría o medios estadísticos que considere más acertados y convenientes para calcular cualquiera de las variables asociadas al control de inventarios: niveles óptimos, máximos y mínimos de inventario, puntos de reorden o reposición, media móvil de rotación, tendencias, desviaciones, índices relativos, índices de suavizamiento, tiempos estimados de reposición, niveles sobre stock así como presupuestos de compra y pronósticos de consumo y producción”.

PROBLEMAS DE EXISTENCIAS

Uno de los problemas más frecuentes que se presentan en stocks es la baja inversión en recursos tecnológicos, por lo cual “es necesario realizar la actualización continua sobre los sistemas de información y tecnologías de la producción”, afirma Castro.

Otro punto importante es la capacitación deficiente. Para Castro Ariza es “necesario que cada uno de los trabajadores conozca claramente el alcance, objetivo, responsabilidad e importancia exacta de sus funciones y la forma en la que debe interactuar con los otros trabajadores y áreas”. Por lo tanto, “hay que crear, asegurar y evaluar que se cumplan cronogramas de capacitación inicial, periódica o permanente, tanto del manejo de los sistemas de información instalados en la compañía como de los manuales de funciones, procesos, procedimientos y documentos que hagan parte de la operación y también de los planes de mejoramiento que se vayan aplicando en el transcurso del tiempo”.

Otro inconveniente es la falta de oportunidad en la aplicación de los planes de mejoramiento derivados del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Según la experiencia de Castro Ariza, entre las causas por las cuales se pueden generar diferencias de inventario se encuentran: errores en la elaboración y registro de documentos como órdenes de compra y validación con documentos comerciales, fallas por asignación de código de barras o identificación de un producto, deficiencias en el proceso de picking o packing, ubicación en almacenamiento, averías, hurto, falta de control de inventario por medio de conteos cíclicos y selección de talento humano no idóneo.

Por lo tanto, Castro recomienda tener un plan detallado de organización preinventario y controlar el tiempo de ejecución de la toma física de inventario, que no debe ser prolongada.

TECNOLOGÍA

La variedad de tecnología que existe para realizar conteos de inventario físico es amplia, desde programas en los que se captura información digitándola, pasando por la tecnología de captura de los lectores de códigos de barras y llegando hasta los complejos sistemas de radiofrecuencia. “Particularmente conozco dos programas bastante económicos y efectivos para realizar conteos físicos de inventario, Siklicos pro y Siskounter pro. En los que la lectura y captura de información se realiza con lectores de códigos de barras”, sugiere Castro Ariza.

También recomienda, “en la medida de las posibilidades, implementar la utilización de sistemas de información diseñados especialmente para realizar conteos físicos de inventario. Estos sistemas de información son relativamente económicos, cuentan con una interfaz bastante sencilla de manejar por quien coordina el conteo y quienes realizan la captura de información. Adicionalmente terminan siendo pieza clave en la optimización del proceso, puesto que agilizan considerablemente las actividades asociadas al conteo de mercancía, generando también por defecto orden en la operación cotidiana de almacenamiento, identificación y distribución”.

“Para realizar cualquier clase de medición y análisis referente al comportamiento y confiabilidad de los inventarios en una empresa, es necesario contar con uno o varios aplicativos o sistemas de información de calidad comprobada y, por supuesto, con un modelo de control logístico integral bien estructurado, que se ajuste a los requerimientos y volumen real de la operación de tal forma que respalde la coherencia de los registros de información”, asegura Castro.

La mejor recomendación hecha por el experto, es tener una lista de chequeo detallando minuciosamente las actividades y recursos necesarios para poder realizar seguimiento constante y estricto. Finalmente realizarlo con el profesionalismo que se requiere.

Fuente: Revistadelogistica.com