Autora: Alexandra Gamarra (CEO – Usetime.co)

Algunas empresas consideran que implementar el trabajo remoto simplemente implica comunicar a sus miembros que ahora podrán trabajar desde casa. Sin embargo, la experiencia a nivel mundial implica que existen varios factores que deben tomarse en cuenta para garantizar el éxito de estas nuevas formas de trabajo.

El trabajo remoto trae innumerables beneficios, pero solamente si se implementa de manera adecuada, se podrán minimizar los retos que representa la adopción de este modelo. A continuación hemos recopilado y resumido los aspectos más importantes a considerar para minimizar estos retos y para que el proceso fluya y beneficie a todos los miembros de la organización.

¿Cómo comienzo el proceso?

El proceso de implementación y adopción del modelo de teletrabajo incluye cinco etapas principales:

1)     El compromiso institucional

• Comunicar la iniciativa con los responsables en todos los niveles empresa para lograr el involucramiento y compromiso de los directivos.
• Sin el acuerdo de todos los líderes de la organización, sin la voluntad de hacer las inversiones necesarias y de generar un cambio en la forma de trabajar, la implementación exitosa del teletrabajo no es posible.
• La planeación general del proyecto
• Es importante, como todo proyecto, definir un plan de ruta específicamente diseñado para el teletrabajo, que oriente las acciones hacia el logro de los objetivos, garantice los recursos necesarios para lograrlos y mitigue los riesgos posibles.
• Esta etapa también incluye la sensibilización a las personas involucradas en el proceso de adopción.
• Se recomienda que el responsable designado sea alguien dentro del área de recursos humanos quien lidere la iniciativa de manera transversal dentro de toda la organización.

2)   La planeación general del proyecto

• Es importante, como todo proyecto, definir un plan de ruta específicamente diseñado para el teletrabajo, que oriente las acciones hacia el logro de los objetivos, garantice los recursos necesarios para lograrlos y mitigue los riesgos posibles.
• Esta etapa también incluye la sensibilización a las personas involucradas en el proceso de adopción.
• Se recomienda que el responsable designado sea alguien dentro del área de recursos humanos quien lidere la iniciativa de manera transversal dentro de toda la organización.

3)     La autoevaluación en materia jurídica, tecnológica y organizacional

• En cuanto a los aspectos jurídicos, se deben hacer anexos al contrato de trabajo que incorporen el teletrabajo o trabajo remoto, señalando el principio de voluntariedad que aplica tanto para la empresa como para sus colaboradores. En cuanto a los aspectos organizacionales, se deben evaluar los cargos susceptibles de realizarse de manera remota y los perfiles de los colaboradores, que tienen mayor capacidad de autogestión, mayor nivel de compromiso y autonomía y que no tienen dificultades al trabajar de manera aislada. En algunos casos se considera importante hacer visitas domiciliarias para verificar que los colaboradores cuentan con un espacio apto para trabajar en su casa. En cuanto a los aspectos tecnológicos, es importante contar con buena conexión a internet, herramientas para chat, videoconferencia, compartir documentos, gestión de productividad y para seguimiento de tareas en tiempo real. Usar herramientas de productividad de manera permanente es útil para observar y comparar los niveles de productividad en oficina y en casa. Para lograr sostenibilidad del teletrabajo en el largo plazo, es importante establecer mecanismos objetivos de evaluación de productividad y desempeño desde antes de implementarlo. Si esto no se ha hecho, es posible hacerlo durante el proceso pero se recomienda establecer los parámetros en la etapa inicial.

4)     Implementación de la prueba piloto

• Esta prueba generalmente implica entre 10 y 15 personas para que sea más fácil de manejar y puede durar entre 3 y 6 meses. Generalmente se da prioridad a personas que tienen roles que requieren concentración, no necesitan tanta interacción con otros miembros del equipo, tienen alto grado de compromiso y autogestión y no tienen dificultades para trabajar sin estar rodeados de otras personas. Antes de comenzar la prueba piloto, se recomienda realizar una reunión de sensibilización con las familias de los teletrabajadores para que entiendan que a pesar de que tendrán a un miembro de la familia trabajando desde casa, este debe cumplir con un horario y con compromisos y que necesita su apoyo para lograrlo. Esto hace parte de la formación de disciplina que se requiere para que esta modalidad sea exitosa.

 5)     Apropiación y adopción

Una vez finalice el piloto, se deben analizar los resultados, hacer los cambios necesarios y comenzar el proceso de adopción, preferiblemente comenzando por áreas y de manera gradual, siempre generando un alto grado de involucramiento por parte de los líderes.

¿Cuáles temas tengo que considerar?

Existen seis aspectos fundamentales que deben tenerse en cuenta al planear la implementación del teletrabajo:

Gestión

• Cambia el enfoque; en lugar de controlar los horarios, haz seguimiento a los colaboradores por cumplimiento de objetivos. Si la naturaleza del rol no permite la gestión por objetivos, existen herramientas de gestión automática de productividad que facilitan esta labor.

Productividad

• Estudios han mostrado que el teletrabajo resulta en un aumento de 23% en la productividad y una reducción de 63% del ausentismo
• Un colaborador que puede enfocarse en metas fijadas mientras disfruta un mejor balance entre la vida laboral y personal es más productivo

Costos

• Inicialmente hay que realizar inversiones para que el teletrabajo funcione, pero estos costos retornan en el mediano plazo con ganancias en productividad, reducciones de costos en planta física y mayor bienestar de los miembros del equipo.

Políticas

• Implementar el teletrabajo requiere una revisión de las políticas corporativas, incluyendo los principios que rigen el modelo dentro de modificaciones expresas dentro del contrato de trabajo.

Cultura organizacional

• Un cambio de metodología necesita un cambio de mentalidad de la parte de los supervisores y colaboradores también
• Para que una cultura más flexible basada en la confianza exista, hace falta implementar herramientas tecnológicas que apoyen a los colaboradores a mejorar su autogestión y disciplina.

Tecnológicos

• Para facilitar comunicación constante entre el equipo, transferencia segura de información, videoconferencias, almacenamiento en la nube y lo esencial, métricas objetivas para la autogestión de productividad, es imprescindible acudir a la tecnología.

Si bien son varios los aspectos que deben tenerse en cuenta para implementar nuevas formas de trabajo y esto puede parecer complejo en la etapa inicial, los beneficios que se perciben superan de manera significativa la inversión inicial cuando el proceso se realiza de manera adecuada y, desde el principio, se establecen reglas claras, tanto para la empresa como para sus colaboradores.

¡La comunicación y el respeto mutuo son claves!

La mejor manera de conseguir los resultados esperados es comunicar efectivamente y entender que debe haber un balance entre las expectativas de la compañía y de los colaboradores. La empresa por su parte espera compromiso y productividad mientras que los colaboradores desean un mejor balance entre vida laboral y personal.

Un negocio próspero debe cuidar a las personas que son su activo más valioso y para esto debe ser flexible, versátil y sensible a las necesidades de sus colaboradores. El objetivo común debe ser alcanzar un mejor estilo de vida en el que la gente trabaja para vivir pero que no tiene que vivir para trabajar.

 

Fuente: Linkedin.com

 

@AndreaNavas y @BlanyaCristinaCorreal , las invitamos a leer esta noticia, la cual será de su interés !!